Управление торговлей
Бухгалтерский и налоговый учет
Работа в облаке
1С: БизнесСтарт
1С: Работа через интернет (1С: Фреш)
1С: Готовое рабочее место
Учет тендеров в 1С: УТ/КА/ERP
Как использовать типовой функционал 1С УТ/КА/ERP для управления тендерами, и как можно улучшить учет тендеров в 1С с помощью модуля «Конкурсные процедуры поставщика».
Внимание: Для получения полной версии инструкции необходимо оставить заявку на сайте.
В данной инструкции рассказывается, как настроить и использовать типовой функционал 1С:Управление торговлей, Комплексная автоматизация или ERP для ведения учета Конкурсных процедур и Лотов, что позволит вам систематизировать информацию и контролировать основные этапы работ. Мы также покажем, как модуль «Конкурсные процедуры поставщика» от компании ТрендиСофт расширяет эти возможности, делая учет более удобным и эффективным.
Для чего нужен учет тендеров (конкурсных процедур) в 1С?
Учет тендеров в 1С – это отражение в системе информации об участии компании в конкурсных процедурах с целью продажи товаров или услуг. Это позволяет автоматизировать и упростить процесс подготовки и подачи заявок, отслеживать этапы прохождения тендера, анализировать результаты и повышать эффективность участия в конкурсных процедурах. Хотя участие в тендерах часто ассоциируется с государственными организациями и крупными корпорациями, и для среднего бизнеса это может быть эффективным инструментом расширения рынка сбыта.
Тендеры в конфигурациях 1С ЕРП, КА и УТ
В конфигурациях 1С ERP, Управление торговлей и Комплексная автоматизация реализован функционал, который позволяет организовать учет тендеров по следующим направлениям:
- Учет конкурсных процедур (тендеров): Ведение реестра тендеров, регистрация заявок на участие, отслеживание этапов прохождения.
- Учет лотов: Разделение тендера на отдельные лоты с возможностью детального учета информации по каждому лоту.
- Учет этапов лотов и задач по ним: Планирование и контроль выполнения задач на каждом этапе участия в лоте, назначение ответственных, отслеживание сроков.
- Хранение документации: Централизованное хранение всех необходимых документов, связанных с тендером (конкурсная документация, заявки, протоколы и т.д.).
- Формирование коммерческого предложения и рентабельности сделки: Формирование коммерческого предложения на основе данных о тендере, расчет рентабельности участия в конкурсной процедуре.
- Формирование договора, заказа клиенту и связанных документов продажи: Создание договоров с клиентами, заказов и других необходимых документов в случае победы в тендере.
- Учет банковских гарантий, связанных с тендером: Учет информации о банковских гарантиях, необходимых для участия в тендере, отслеживание сроков действия и условий.
1. Учет лотов в 1С с использованием объекта «Сделка»
В 1С нет специализированного объекта для учета лотов, поэтому мы предлагаем использовать справочник «Сделки с клиентами» в разделе «CRM и Маркетинг». Сделка будет соответствовать одному лоту в конкурсной процедуре.
С помощью сделки можно зафиксировать весь процесс продажи, состоящий из множества этапов. Важно учитывать, что для каждого этапа сделки:
- Могут быть назначены разные ответственные сотрудники.
- Могут меняться условия (например, цена, сроки поставки).
- На любом этапе сделка может быть проиграна.
Для включения функционала учета сделок в 1С в разделе “НСИ и администрирование” -> “CRM и маркетинг” -> “Настройки CRM” необходимо установить следующие флаги:
- «Сделки с клиентами»: Включает ведение всех сделок в системе, что является обязательным для учета тендерных процессов.
- «Управление сделками»: Активирует функционал управления видами сделок, позволяя классифицировать и структурировать различные типы тендерных процессов.
- «Фиксировать первичный интерес»: Позволяет непосредственно в сделке фиксировать процент удовлетворенности и неудовлетворенности потребности клиента на начальном этапе, что важно для анализа эффективности тендерного процесса.
- «Роли участников сделок и проектов»: Включает возможность ведения списка ролей, которые можно указать клиентам, поставщикам и их контактным лицам в сделках и проектах, что необходимо для разграничения ответственности и улучшения взаимодействия.
Привязка Лота (Сделки) к Конкурсной процедуре
Для удобной привязки Сделки (Лота) к конкретной Конкурсной процедуре используем стандартный функционал 1С «Каналы» и «Источники».
Связанные документы
Используйте функционал Присоединенные файлы для хранения документов, относящихся к данному лоту (например, заявка, протокол).
Настройка видов сделок с клиентами
После активации основных функций CRM необходимо настроить виды сделок, чтобы система могла правильно классифицировать тендерные процессы. Для этого:
- Перейдите в раздел “CRM и маркетинг” -> “Настройки и справочники”.
- Выберите пункт “Виды сделок с клиентами”.
- Нажмите кнопку “Создать” для создания нового вида сделки.
- В открывшемся окне заполните следующие поля:
- Наименование: Например, “Тендер”.
- Тип сделки: Важно выбрать правильный тип сделки. Если процесс тендера состоит из четко определенных этапов (подача заявки, оценка, участие в аукционе и т.д.), то выберите “Сделка с ручным переходом по этапам”. Если процесс более гибкий и не имеет четкой последовательности этапов, выберите “Прочие непроцессные сделки”. Для типа “Прочие непроцессные сделки” можно только указать описание.
- Описание: Подробное описание этого вида сделки, например, “Сделка для учета тендеров по 44-ФЗ”.
Если выбран тип “Сделка с ручным переходом по этапам”, необходимо перейти на вкладку “Этапы процесса” и добавить все этапы, которые проходят тендерные закупки в вашей компании.
Установите флажок “Использование разрешено”, чтобы активировать возможность использования данного вида сделки в системе.
Также, если вы хотите отслеживать первичный спрос клиента (процент удовлетворения его потребности), установите флажок “Фиксировать первичный спрос”.
Модуль "Учет тендеров в 1С: Конкурсные процедуры, лоты и рентабельность сделки"
В модуле «Конкурсные процедуры поставщика» от ТрендиСофт все ключевые поля, специфичные для конкурсных процедур (НМЦ, суммы, даты, номера), уже предусмотрены в карточке Лота. Вам не нужно создавать дополнительные реквизиты, что ускоряет заполнение данных и исключает ошибки.
2. Отслеживание этапов с использованием «Задач проекта» в Сделке (Лоте)
Для отслеживания этапов работы по лоту используем раздел «Задачи проекта» непосредственно в Сделке (Лоте). Внимание: Этот функционал потребует ручного создания задач для каждого лота.
Завершение сделки
После завершения тендера и получения оплаты (если вы выиграли тендер) необходимо вручную изменить статус сделки на “Выиграна” и установить флажок “Закрыто”.
Если сделка завершилась неудачей (вы проиграли тендер), укажите причину проигрыша в соответствующем поле.
Модуль "Учет тендеров в 1С: Конкурсные процедуры, лоты и рентабельность сделки"
В модуле «Конкурсные процедуры поставщика» от ТрендиСофт этапы работы формируются автоматически с возможностью ручной корректировки. Вам не нужно вручную создавать задачи для каждой сделки, что значительно экономит время и минимизирует риск пропустить важный этап. Это особенно актуально при большом количестве лотов.
3. Анализ эффективности конкурсных процедур с использованием отчетов CRM
В 1С есть ряд стандартных отчетов, которые могут быть полезны для анализа эффективности участия в конкурсных процедурах. Перейдите в раздел «CRM и маркетинг» -> «Отчеты по CRM и маркетингу».
Модуль "Учет тендеров в 1С: Конкурсные процедуры, лоты и рентабельность сделки"
В модуле «Конкурсные процедуры в 1С 8.3» от ТрендиСофт разработаны специализированные отчеты для анализа состава и состояния тендеров, лотов, этапов по лотам, расходам по лотам и бюджетам: «Ведомость по конкурсным процедурам», «Ведомость по этапам лотов», «Расходы по лотам», «Рентабельность сделок». Эти отчеты позволяют получить более детальную и точную информацию об эффективности участия в конкурсных процедурах, таблицы учета тендеров с детализацией в различных разрезах учета.
4. Оценка рентабельности сделки в 1С с использованием «Коммерческого предложения»
Для оценки рентабельности сделки в 1С по отдельным лотам можно использовать документ «Коммерческое предложение».
Для формирования коммерческого предложения на основании сделки нажмите кнопку “Создать на основании” в форме сделки и выберите “Коммерческое предложение клиенту”.
Убедитесь, что в разделе “НСИ и администрирование” -> “Продажи” -> “Оптовые продажи” установлен флажок “Коммерческие предложения клиентам”, чтобы этот документ был доступен.
Модуль "Учет тендеров в 1С: Конкурсные процедуры, лоты и рентабельность сделки"
В модуле «Конкурсные процедуры поставщика» от ТрендиСофт предусмотрена возможность учитывать все расходы по лоту (включая транспортные, оплату услуг оператора и т.д.). В результате, вы получаете более точную картину рентабельности сделки.
5. Функциональность модуля «Конкурсные процедуры поставщика»
Важно помнить: Настройка 1С для учета тендеров - это индивидуальный процесс, который зависит от особенностей вашего бизнеса. Рекомендуется обратиться к специалистам по внедрению 1С для получения квалифицированной помощи.
Функциональность, которую не решить типовыми средствами, но которая есть в системе учета тендеров «Конкурсные процедуры поставщика»:
- Формирование Лотов на основании Конкурсных процедур.
- Рабочее место «Конкурсные процедуры»: Удобный инструмент для управления процедурами и лотами.
- Автоматическое заполнение этапов по Лотам и контроль сроков.
- Формирование Бюджетов сделок по различным сценариям на основании Лотов и отдельно.
- Возможность сравнения рентабельности Лотов по различным сценариям.
- Учет расходов по каждому Лоту.
- Учет консорциумов: Ведение списка организаций, участвующих в выполнении лота.
- Формирование одних документов на основании других в соответствии с логикой бизнес-процесса. Избавляет от ручного ввода данных и минимизирует ошибки.
- Специализированные отчеты по всему функционалу.
Данная инструкция является отправной точкой для организации базового учета конкурсных процедур в 1С. При необходимости, вы можете расширить и настроить функционал системы в соответствии с вашими потребностями.
Хотите упростить учет конкурсных процедур в 1С и повысить эффективность работы? Компания ТрендиСофт предлагает два решения:
- Закажите доработку типового функционала: Наши специалисты адаптируют вашу 1С под ваши потребности.
- Приобретите готовый модуль «Конкурсные процедуры поставщика»: Готовое решение, которое сразу решает все ваши проблемы с учетом конкурсных процедур.
Свяжитесь с нами, чтобы получить консультацию и узнать больше о наших решениях!
Дата актуальности материала: 09.06.2025
Есть какие-либо вопросы по 1С?
Оставьте ваш номер телефона и мы вам перезвоним
