Переход с УПП на ERP / КА: пошаговый план как перевести отдел продаж и склад на 1С:ERP после УПП
Методология перевода отделов продаж, закупок и склада на новую систему с сохранением эффективности бизнес-процессов
После решения задачи по переносу финансовых моделей и методик расчета (рассмотренной в первой статье) наступает ключевой этап перехода на ERP — перевод операционной деятельности. От его успеха зависит непрерывность бизнес-процессов: работа с клиентами, снабжение, складская логистика и управление платежами.
Основная сложность заключается не в техническом переносе данных, а в адаптации существующих, часто неформализованных, процедур работы отделов к структурированной среде современной ERP-системы. В этом материале представлен подход к организации этого перехода, минимизирующий сбои в текущей работе бизнеса.
Раздел 1
Анализ и подготовка: от текущих практик к будущим процедурам
Перед началом переноса необходимо зафиксировать, как процессы работают сейчас, и спроектировать, как они будут организованы в ERP / КА.
Проводится анализ работы ключевых подразделений:
- Отдел продаж:Как формируется заказ клиента? Как учитываются скидки, резервы, отсрочки платежа? Как выставляются счета и отслеживается дебиторская задолженность?
- Отдел закупок:По какому алгоритму формируется заявка на закупку? Как выбирается поставщик и согласуются условия? Как отслеживаются поступления и ведется работа с предоплатами?
- Склад:Используется ли ордерная схема приемки/отгрузки? Применяется ли адресное хранение? Какова процедура инвентаризации? Как учитывается работа с подключенным оборудованием (ТСД, сканеры, весы)?
- Казначейство/Финансы:Как происходит согласование и контроль платежей? Каковы маршруты согласования?
- Управление производством:Как передаются в цех задания, как учитывается выработка и возврат материалов? (Актуально для производственных компаний).
Часто эти процедуры существуюют в виде устных договоренностей, локальных инструкций или шаблонов Excel. На этом этапе они формализуются.
На основе собранных требований проектируется, как эти процессы будут реализованы в 1С:ERP с использованием ее стандартного функционала:
- Продажи:Настройка видов цен, типовых условий договоров, правил резервирования, автоматического формирования счетов на оплату.
- Закупки:Внедрение механизма заявок на закупку, маршрутов их согласования, интеграции с планами продаж и производства для формирования потребности.
- Склад:Настройка складской логистики (ордерная схема), правил размещения (адресное хранение), маршрутов приемки и отгрузки, интеграции с ТСД.
- Оборудование:Планирование подключения сканеров штрих-кодов, ТСД, онлайн-касс — настройка обмена данными для минимизации ручного ввода.
- Казначейство и планирование:Внедрение модулей Управления денежными средствами (УДС) для контроля платежей и Бюджетирования для увязки операционных планов с финансовыми лимитами.
Важный аспект: Внедряются и новые возможности, которых ранее не было. Например, бюджетирование и оперативное планирование, которые в УПП или Excel, как правило, отсутствуют как централизованные инструменты. В ERP эти модули становятся естественным продолжением операционных процессов, позволяя увязать планы продаж с закупками и финансовыми лимитами.
Раздел 2
Практическая реализация: обучение, поддержка и реалистичный запуск
Длительная параллельная работа в двух системах для операционных отделов (продажи, склад) создает двойную нагрузку и часто приводит к ошибкам. На практике применяются два сбалансированных подхода, выбор которых согласуется с заказчиком.
Перед обучением в тестовую базу ERP переносятся актуальные справочники (номенклатура, контрагенты, остатки) и настраиваются права. Ключевые пользователи (руководители отделов, старшие менеджеры, опытные кладовщики) участвуют в пробных прогонах сквозных процессов (от заказа до отгрузки). Это позволяет выявить и устранить основные проблемы настройки до массового обучения, а также дать будущим внутренним экспертам уверенность в системе.
Обучение строится на практических тренингах по конкретным ролям непосредственно перед запуском:
- Для менеджеров по продажам — работа с заказами клиента и отчеты по продажам.
- Для кладовщиков — процедуры приемки, отгрузки и инвентаризации с использованием ТСД.
- Для финансистов — операции по казначейству.
Разрабатываются краткие пошаговые инструкции (чек-листы) для каждой частой операции.
В зависимости от готовности команды и сложности процессов, выбирается одна из двух стратегий:
- Короткий параллельный период (2-3 недели).Все новые операции ведутся одновременно в старой и новой системе для выборочной сверки ключевых контрольных точек (например, остатков на складе). Такой подход требует высокой дисциплины от пользователей.
- Контролируемый переход с отработкой на пилотной группе.Перед общим запуском пилотная группа (например, один менеджер по продажам и один кладовщик) начинает работать в ERP, отрабатывая все сценарии. Остальной коллектив переходит на новую систему после устранения первых замечаний, обычно в течение 1-2 недель после старта пилотной группы.
Вне зависимости от выбранной стратегии, в первые недели после запуска команда внедрения обеспечивает максимально оперативную поддержку пользователей через выделенный канал для мгновенного решения возникающих вопросов.
Не знаете, с чего начать?
Оставьте заявку на консультацию, и мы обсудим, какой вариант развития подойдет для вашего бизнеса
По вопросам 1С свяжитесь с нами
Мы готовы помочь вам автоматизировать процессы, оптимизировать работу и сделать учет прозрачным и эффективным. Наша команда экспертов обладает глубоким опытом работы с 1С и индивидуально подходит к каждому клиенту, предлагая решения, идеально соответствующие вашим потребностям.
Пн-пт с 9:30 до 18:30
+7 (495) 150-90-08
Раздел 3
Результаты: от операционной эффективности к управлению бизнесом
Грамотно организованный переход операционных процессов позволяет достичь следующих результатов:
Формирование основы для аналитики и планирования
Операционные данные, аккумулируемые в единой системе, становятся источником для ранее недоступной аналитики (например, оборачиваемости товаров, эффективности менеджеров, точности прогнозов потребности). Внедренные инструменты бюджетирования и планирования позволяют перейти от учета прошлого к управлению будущим.
Таким образом, данный этап перехода трансформирует операционную деятельность из набора разрозненных действий в управляемый, измеримый и непрерывно улучшаемый контур.
Следующий вопрос в рамках перехода с УПП на ЕРП / КА
После перевода операционной деятельности и штатных пользователей на новую систему возникает задача интеграции ERP с внешним программным обеспечением: бухгалтерскими системами, CRM, веб-сайтами, системами электронного документооборота. Современные ERP-платформы предлагают для этого стандартные и более надежные механизмы, чем те, что обычно реализованы в УПП. Этому аспекту будет посвящена заключительная статья цикла.
Цикл статей о переходе с УПП на ERP/КА от компании ТрендиСофт:
Есть какие-либо вопросы по 1С?
Оставьте ваш номер телефона и мы вам перезвоним
Заключение
Организация перевода операционных подразделений на ERP — это комплексный проект по управлению изменениями, требующий методической подготовки, целевого обучения и гибкого подхода к запуску.
Для предварительной оценки усилий по адаптации ваших операционных процессов к среде 1С:ERP мы предлагаем провести экспресс-анализ. В рамках сессии мы готовы:
Это поможет вам понять реальный объем задачи и принять взвешенное решение.
1С:ERP Управление предприятием
1С:ERP Управление предприятием (1C:ЕРП) — это инновационное и эффективное решение от компании 1С для создания комплексной информационной системы управления любым предприятием. Этот продукт позволяет автоматизировать основные бизнес-процессы, контролировать ключевые показатели деятельности предприятия, организовать взаимодействие служб и подразделений, координировать деятельность производственных подразделений, оценивать эффективность деятельности предприятия, отдельных подразделений и персонала.
1С:Комплексная автоматизация
1С:Комплексная автоматизация — это программа для построения на предприятии единой информационной системы, охватывающей основные задачи управления и учета. Данное решение позволяет автоматизировать важнейшие области бизнеса: бухгалтерию, торговлю, склад, расчет зарплаты, кадровый учет.
Использование инструментов прикладного решения позволяет обеспечить слаженную работу как подразделений внутри организации, так и с внешним окружением (клиенты, поставщики, конкуренты).
Посоветуйтесь со специалистом, как лучше решить вашу задачу!
Получите консультацию по вашей задаче в 1С уже сегодня!
Обсудите вашу задачу с нашими экспертами и получите решение, которое поможет решить вашу задачу. Консультация бесплатная. С понедельника по пятницу
с 09:30 по 19:30 МСК.