Учет конкурсных процедур у поставщика

Устали от ручного учета тендеров в Excel? Упускаете выгодные возможности из-за ошибок и упущенных сроков? Хотите оптимизировать свои процессы и повысить эффективность участия в тендерах? Модуль “Конкурсные процедуры поставщика” – это комплексное решение для автоматизации тендерной деятельности в 1С, которое поможет вам вывести ваш бизнес на новый уровень!

Ручной учет тендеров сопряжен с целым рядом проблем:

• Трудоемкость и временные затраты. Подготовка и обработка большого объема данных вручную отнимает значительное количество времени у сотрудников, которое они могли бы потратить на более важные задачи.
• Высокий риск ошибок. Ручной ввод данных неизбежно приводит к ошибкам, которые могут дорого стоить компании.
• Сложность отслеживания сроков и этапов тендера. Отслеживать сроки подачи заявок, проведения торгов и других этапов тендера вручную крайне сложно, что может привести к упущенным возможностям.
• Отсутствие единой базы данных и аналитики. Разрозненные таблицы Excel не позволяют создать единую базу данных и проводить аналитику, необходимую для принятия взвешенных решений.
• Сложность интеграции с другими системами 1С. Данные о выигранных тендерах необходимо вручную переносить в другие системы 1С (например, в бухгалтерию) для заключения договоров и дальнейшего учета, что приводит к дополнительным трудозатратам и ошибкам.

“Конкурсные процедуры поставщика” – это специализированный модуль для 1С, разработанный для автоматизации полного цикла участия в тендерах, начиная от поиска информации о закупках и заканчивая заключением договора. Модуль легко интегрируется с конфигурациями 1С:УНФ, 1С:УТ, 1С:КА и 1С:ERP, предоставляя пользователям удобный и интуитивно понятный интерфейс для управления тендерной деятельностью.

Основные функции и возможности модуля:

• Ведение реестра тендеров и лотов. Модуль позволяет создавать и вести структурированный реестр всех тендеров, в которых участвует компания, с указанием информации о заказчике, предмете закупки, сроках и других важных параметрах. Для каждого тендера можно создавать несколько лотов, что позволяет детально планировать участие в закупках.
• Отслеживание этапов участия в конкурсной процедуре. Модуль позволяет отслеживать все этапы участия в тендере (подготовка документов, подача заявки, участие в торгах, заключение договора) и контролировать выполнение задач на каждом этапе. Для каждого этапа можно назначать ответственных сотрудников и устанавливать сроки выполнения.
• Управление документами. Модуль позволяет хранить все необходимые документы для участия в тендере (заявки, коммерческие предложения, технические задания, сметы) в электронном виде и быстро находить нужные документы.
• Формирование бюджетов сделки по каждому лоту. Для каждого лота создается отдельный бюджет сделки, в который вносится информация о планируемой выручке и расходах.
• Учет материальных и постатейных расходов. В бюджете сделки детально учитываются как материальные затраты (стоимость материалов, комплектующих и т.д.), так и постатейные расходы (зарплата, налоги, транспортные расходы и т.д.).
• Многовариантное планирование (сценарии). Бюджет сделки можно формировать по различным сценариям (реальный, оптимистичный, пессимистичный), что позволяет оценить риски и возможности.
• Сравнение показателей по различным сценариям. Модуль позволяет сравнивать ключевые показатели (выручка, расходы, прибыль, рентабельность) по различным сценариям, что помогает выбрать наиболее выгодный и реалистичный вариант.
• Анализ рентабельности лотов на основе сформированных бюджетов. На основе сформированных бюджетов автоматически рассчитывается рентабельность каждого лота, что позволяет выбирать наиболее выгодные предложения.
• Формирование отчетов и аналитики. Модуль позволяет формировать различные отчеты и анализировать эффективность участия в тендерах: отчет о количестве выигранных и проигранных тендеров, отчет о рентабельности лотов, отчет о затратах на участие в тендерах и другие отчеты.
• Интеграция с другими подсистемами 1С. Модуль легко интегрируется с другими подсистемами 1С (например, с подсистемой учета продаж и подсистемой управления финансами), что позволяет автоматизировать процесс заключения договоров и учета доходов и расходов, связанных с участием в тендерах.

Примеры работы с модулем

Пример 1: Планирование участия в тендере и оценка рентабельности

Менеджер по тендерам получает информацию о новом тендере на поставку строительных материалов. В модуле “Конкурсные процедуры поставщика” он создает новую запись о Конкурсной процедуре, указывает основные параметры (наименование, сроки, заказчик, требования к документации), а также формирует Лоты по процедуре. Затем он создает бюджет сделки по данному тендеру, внося информацию о планируемой выручке (стоимость материалов) и расходах (стоимость закупки, транспортные расходы, зарплата менеджера, налоги). Он формирует три сценария бюджета: “Реальный”, “Оптимистичный” и “Пессимистичный”, учитывая различные факторы (изменение цен на материалы, колебания валютных курсов, возможные задержки поставки). Сравнив показатели по различным сценариям, менеджер принимает решение об участии в тендере.

Пример 2: Отслеживание этапов участия в тендере и контроль сроков

После принятия решения об участии в тендере менеджер начинает подготовку документов. В модуле “Конкурсные процедуры поставщика” он отмечает этапы подготовки документов (запрос коммерческих предложений, подготовка технической документации, заполнение заявки) и устанавливает сроки выполнения каждого этапа. Менеджер формирует отчет, в котором отображается прогресс подготовки документов и приближающиеся сроки выполнения этапов. Благодаря этому менеджер вовремя подготавливает все необходимые документы и подает заявку на участие в тендере в срок.

Пример 3: Анализ результатов участия в тендере и оценка эффективности

После завершения тендера (победа или проигрыш) менеджер вносит информацию о результатах в модуль “Конкурсные процедуры поставщика”: фактическую выручку, расходы (материальные и постатейные). На основе этих реальных данных менеджер формирует бюджет сделки по “Рабочему” сценарию. Затем, он сравнивает показатели этого “Рабочего” сценария с плановыми данными, которые были заложены в бюджет сделки на этапе планирования участия в тендере. Сравнение позволяет выявить отклонения от плана, определить причины расхождений и оценить эффективность участия в тендере. 

Пример 4: Учет переторжки (многоэтапная сделка)

Компания участвует в тендере, где предусмотрена процедура переторжки. После подачи первоначальной заявки заказчик объявляет о проведении переторжки и предлагает участникам снизить цену. Менеджер в модуле “Конкурсные процедуры поставщика” создает новый сценарий бюджета сделки, учитывающий снижение цены, и анализирует рентабельность лота с учетом переторжки. Если рентабельность остается приемлемой, менеджер подает новую заявку с учетом сниженной цены. После завершения тендера (победа или проигрыш) менеджер вносит информацию о результатах переторжки в модуль и анализирует ее влияние на прибыльность сделки.

Преимущества использования “Конкурсные процедуры поставщика”: Контроль за процессом и снижение рисков

Внедрение модуля “Конкурсные процедуры поставщика” позволяет компаниям значительно оптимизировать процесс участия в тендерных закупках, обеспечивая повышение эффективности и снижение рисков. С нашим модулем вы сможете:

• Сократить время на подготовку и анализ конкурсных заявок благодаря автоматизации ключевых процессов. 
• Снизить риск пропустить важный этап или срок благодаря удобному мониторингу. Формируйте отчеты и контролируйте каждый этап участия в тендере, не упуская ни одной детали.
• Повысить прибыльность участия в тендерах, выбирая самые выгодные лоты на основе детального анализа. Оценивайте рентабельность каждого лота и принимайте обоснованные решения, основанные на точных данных.
• Улучшить контроль над затратами и доходами, связанными с участием в тендерах. Получите полную информацию о затратах и доходах по каждому тендеру.
• Получить четкую картину эффективности участия в тендерах благодаря формированию подробных отчетов. Анализируйте результаты участия в тендерах и выявляйте возможности для улучшения.
• Минимизировать влияние человеческого фактора. Автоматизированные процессы минимизируют риск ошибок, связанных с ручным вводом данных и расчетами. Вся информация о конкурсах хранится в единой системе, а не в личных файлах Excel, что обеспечивает непрерывность бизнес-процессов и снижает зависимость от отдельных сотрудников.
• Быстро находить нужную информацию. Благодаря удобной системе поиска и фильтрации вы сможете мгновенно находить необходимую информацию о любом тендере или лоте.